Devenir secrétaire indépendante est une aventure que j’ai choisie il y a quelques années. J’ai véritablement sauté le pas depuis plus d’un an. Cette forme d’activité m’a permis de trouver un équilibre parfait entre vie professionnelle et personnelle.
Dans cet article, je vous partage mon expérience et les stratégies qui m’ont aidée à vivre confortablement de cette activité.
Le choix de l’indépendance
Après avoir travaillé plusieurs années comme salariée dans des bureaux traditionnels, j’ai ressenti le besoin de plus de flexibilité et de liberté dans mon travail. Le rôle de secrétaire indépendante s’est présenté comme une solution idéale. Il me permet de mettre à profit mes compétences dans l’assistanat tout en organisant mon emploi du temps selon mes besoins.
Il me permet aussi de pouvoir prendre mes propres décisions et ne plus subir une hiérarchie, qui peut parfois être despotique ou omniprésente.
Organisation et gestion du temps
L’un des aspects les plus cruciaux pour devenir secrétaire indépendante est une bonne organisation.
La planification est importante et me permet de suivre mes tâches et mes échéances efficacement pour chaque client.
J’utilise quotidiennement Google Calendar et Trello pour rester organisée. Je conserve également un agenda papier (si, si 😅). Il me permet de visualiser ma semaine en un seul coup d’oeil. J’organise généralement mes semaines par tranches de demi-journées.
Acquisition de clients
Au début, trouver des clients réguliers était un vrai défi, surtout quand on est quelqu’un de réservé comme moi. J’ai commencé par proposer mes services sur des plateformes de freelances comme Malt. J’ai aussi utilisé LinkedIn pour présenter mon profil et établir des connexions professionnelles.
Maintenant, j’utilise surtout les réseaux sociaux Facebook et Instagram sur lesquels je publie régulièrement du contenu pertinent et en relation avec mon activité.
J’ai prospecté par email pour présenter mon activité aux entreprises de ma région. On reçoit généralement une réponse pour 15 ou 20 emails envoyés. C’est dur, mais cela m’a permis de me faire connaître. Je m’étais imposée un rythme d’envoi de 5 emails par jour.
La presse locale a joué un rôle précieux quand je me suis lancée. Il y a eu notamment un article qui a été énormément relayé sur les réseaux sociaux.
Aujourd’hui, ce sont surtout les recommandations et le bouche-à-oreille qui jouent un rôle crucial dans la croissance de ma clientèle. Et je fais aussi de la publicité très ciblée sur Facebook et Instagram.
Mes outils préférés
- Pour ma facturation, j’ai choisi d’utiliser le logiciel Abby. Il s’agit d’un logiciel en ligne qui dispose d’une version gratuite. J’ai choisi la première offre, pour pouvoir personnaliser un peu plus mes factures.
- Et pour la communication, c’est Canva qui m’a convaincu. La facilité de prise en main et la multitude de templates proposés me permettent de réaliser des posts de qualité professionnelle. Il est accessible gratuitement.
- J’ai réalisé mon site internet sur WordPress, qui permet de créer un site web professionnel sans savoir coder et sans dépenser un centime pour la création. Pour découvrir mon site : Noirmoutier Secrétariat
- Pour l’hébergement de mon site internet, j’ai choisi l’herbergeur O2Switch, une entreprise française ! J’ai bien sûr lu les avis dans mon groupe d’entrepreneurs avant de me lancer avec eux. Je n’ai que l’hébergement et le nom de domaine à payer. Ça me coûte 95€ HT par an.
- Pour que mes prospects puissent prendre un RDV avec moi en accédant directement à mon agenda, j’utilise Calendly, sur lequel je mets régulièrement à jour mes disponibilités.
Tarification et finances
Fixer le bon tarif pour mes services était une étape essentielle pour assurer ma viabilité financière.
J’ai étudié le marché des activités du secrétariat pour observer les tarifs pratiqués et j’ai ajusté mes prix en fonction de mon expérience et des services offerts.
J’ai créé un tableau prévisionnel sur Excel afin d’être plus sereine vis à vis de l’avenir. Cela me permet également de calculer mon revenu, après déduction des charges fixes et variables.
Formation et mise à jour des compétences
Hardskills
Le monde professionnel évolue rapidement, et pour rester compétitive, je me forme régulièrement.
Ma formation de base en gestion d’entreprise (BTS assistant de gestion PME PMI) et mes années d’expérience professionnelle m’ont permis de « valider » mon profil de secrétaire indépendante. Mais je ne me repose jamais sur mes acquis.
Il faut évidemment être très à l’aise avec les différents outils bureautiques et s’avoir s’adapter rapidement. Il n’y a pas toujours de période de « tuilage » et dans ce cas je dois être capable de comprendre très rapidement le fonctionnement administratif d’une entreprise.
Bien sûr, c’est un métier connexe à la comptabilité et avoir de bonnes connaissances comptables est un atout.
Je participe à des webinaires, suis des cours en ligne. Je lis des livres sur les nouvelles technologies et les meilleures pratiques en matière de secrétariat et gestion d’entreprise. Cela me permet d’offrir des services de haute qualité et de répondre aux besoins variés de mes clients.
Je me suis spécialisée dans les ressources humaines et la gestion de la paie afin de me démarquer. Là encore, je me suis formée pour actualiser mes compétences, à la fois sur le droit du travail et sur un logiciel spécialisé.
Il existe d’autres possibilités de spécialisation comme le secrétariat commercial, le secrétariat médical ou encore le secrétariat juridique.
Softskills
Pour être plus à l’aise sur Internet, je me suis formée grâce à l’organisme Live Mentor. Il est spécialisé dans les formations pour entrepreneurs. La plupart des formations sont éligibles CPF.
Cet organisme est vraiment adapté pour tous ceux qui souhaitent devenir entrepreneur. Il propose des formations de qualité sur des sujets utiles à toute personne qui se lance, comme le marketing digital ou la création d’un site WordPress.
- La formation SEO m’a permis de comprendre les bases du référencement et du fonctionnement du positionnement pour me positionner en première page sur Google
- La formation en copywriting m’a beaucoup aidé pour apprendre à rédiger du contenu sur le web
Outre les formations, j’essaie d’entretenir un bon relationnel avec mes clients et je mets un point d’honneur à conserver la plus grande discrétion sur leurs affaires. Le secret professionnel est primordial dans le métier d’assistante.
Mes fonctions au quotidien
Un des avantages d’être secrétaire freelance est la possibilité d’exercer des tâches variées. J’apprécie cette polyvalence. Voici les principales missions qui me sont confiées :
- Rédaction de courriers
- Tri et classement de documents
- Relance des impayés clients
- Traitement de texte et saisie sur tableur
- Suivi de tableaux de bords financiers
- Contrôle et suivi des caisses quotidiennes
- Rapprochement bancaire
- Paiement des fournisseurs à échéance
- Gestion de la paie et de la DSN
- Rédaction de contrat de travail
- Montage de dossier formation
- Entretiens professionnels obligatoires
- …
Chez certains clients, j’interviens ponctuellement, pour une surcharge d’activité ou une mission précise. Chez d’autres, je suis devenue un véritable bras droit. J’aide le chef d’entreprise à se tenir à jour des ses échéances sociales et fiscales, j’alerte sur les éventuelles urgences. Ma présence hebdomadaire permet une gestion administrative dans sa globalité.
Équilibre vie professionnelle / vie personnelle
L’un des grands avantages de mon activité de secrétaire indépendante est la possibilité de mieux équilibrer ma vie professionnelle et personnelle.
Je m’interdis de travailler le week-end (la plupart du temps pout être totalement honnête), et je peux poser une demi-journée pour un RDV médical sans avoir de compte à rendre à personne.
Je peux parfois travailler depuis chez moi ou depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Cela a considérablement amélioré ma qualité de vie et mon niveau de satisfaction personnelle.
Réseautage et communauté
«Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin.»
Proverbe africain
Faire partie de communautés de freelances et de secrétaires indépendants m’a aussi beaucoup aidée à me sentir moins seule.
J’ai la chance d’être entourée de secrétaires indépendantes bienveillantes dans ma zone géographique de travail. Nous avons chacunes nos points forts.
Il nous arrive de nous contacter pour déléguer une mission si on est fully-booked ou qu’elle ne nous correspond pas. Nous prenons parfois en charge une mission en commun afin de pouvoir répondre à la demande d’un client.
Participer à des webinaires et des groupes Facebook me permet de rencontrer d’autres professionnels. Cela me permet d’échanger des conseils et des astuces, et de trouver du soutien quand j’en ai besoin.
Il a surtout le groupe des entrepreneurs LiveMentor sur Facebook, qui est une véritable mine d’or. C’est un groupe dans lequel j’ose facilement poser des questions car la communauté est vraiment bienveillante.
Conclusion
Devenir secrétaire indépendante et vivre confortablement de son activité demande de la discipline, de l’organisation et une volonté constante d’apprendre et de s’adapter.
Mais les récompenses, tant sur le plan financier que personnel, sont immenses. Je suis fière du chemin parcouru et enthousiaste à l’idée de ce que l’avenir me réserve dans cette aventure professionnelle enrichissante.
